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Q内容証明はどこの郵便局でも扱ってもらえるのでしょうか?


 いえ、そういうわけではありません。内容証明は集配局及び指定された無集配局に限って取り扱われます。だいたいは市や町の中央局であればOKということです。が、出しに行く前に確認はしておきたいものです。

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Q内容証明を出す場合の費用はどれくらいかかるのでしょうか


 それぞれの合計ということになります。
1・普通郵便物としての料金
内容証明はあまり長文化しないことが多いと思われますので、たいていは80円です。
2・書留郵便物としての書留料
内容証明は必ず書留とする必要があるので、それが420円です。
3・内容証明料
内容証明料と書留料とは別のものなのです。
普通内容証明の場合元の1枚あたりこれも420円で、1枚増えるごとに250円増しとなります。
同文内容証明の場合には、受取人2人目以降の分についてはこの内容証明料だけは半額扱いとしてもらえます。
例えば元の原稿が1枚もので受取人3名(つまり内容文書3部、謄本2部の構成)の場合、420円+210円+210円=840円となり、元の原稿が2枚ものであれば、基本が420円+250円で670円ですから、670円+335円+335円=1340円ということになります。
その他の、普通郵便料金・書留料・そして配達証明料などは3人分の正規の料金がかかり、割引はありません。
4・配達証明料
基本的には300円です。配達証明は付けないこともできますが・・・

        

                      *2005年1月現在のものです。料金改訂にはご注意を!
また上記に速達や配達日指定等のオプションを付けることも可能です。
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Q内容証明は日付が証明されるもの?配達証明とは?


A おっしゃるとおりです。^^確かに内容証明は日付が証明されますが、それは、“いつだされたか”ということであり差出日の証明なのです。いつ相手に配達されたのか、という証明は入っておりません。
ここは大切なポイントです!なぜ配達されたことの証明が必要なのでしょうか?
離れているものどうし(隔地者間)の場合、あなたがし意思表示=契約解除の表明とか貸金の請求か=は相手方に到達した時にその効力が発生することになっています。
特定商取引法や割賦販売法におけるクーリング・オフによる申し込みの撤回や契約の解除のように、消費者救済の観点から、書面発信時に効力を生ずるとしたものもありますが、民法の原則は到達主義なのです。
ですから、あなたの意思表示がいつ相手に到達したのか、はっきりと証明しておく必要があるわけです。法律でよく「〜何日以内に〜」と条件が付けられている場合がありますね。こんなときその意思表示の起点があやふやではせっかくの内容証明が普通の手紙になってしまうのです。意味ナシですね。
ですから、通知する内容によっては、配達証明を付けなくてもよかろう?、という場合もありますが実務においてはまず100%配達証明を付けるものとされているのです。
300円をケチってはいけません。
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Q内容証明の具体的な提出の手続について教えて下さい。


A 郵便局の窓口に行って「内容証明にして下さい。配達証明も付けて下さい。」と申出ます。そのとき提出するものは

□同文の手紙必要部数(内容文書と謄本用2部ということになります)
□封筒(差出人・受取人の住所・氏名が記載されたもの)
□内容証明料に相当する切手(これは郵便局に保存される謄本の末尾余白上部に貼られます)
□内容証明料以外の郵送料に相当する切手(これは封筒に貼られます)

提出しますと、局員によって、ルールに則って書かれているか?訂正や契印は為されているか?等々のチェックがなされます。(この間最低でも10分以上の時間はかかります)
問題が無ければ、手紙全ての末尾余白に証明文を記載し通信日付印を押します。そして、その中から内容文書になるものを差出人に渡し、局員の立会いのもとで差出人自ら封筒に入れ封印をさせます。これが受取人に郵送されるわけです。
残った謄本2部のうち1部は差出人に渡され、もう1部は郵便局に5年間保存されます。そしてこのとき、差出人に「書留郵便物受領証」が渡されます。、提出手続は以上で終了です。
しかし、実務上は切手の処理はたいてい局員のほうで済ませてくれて、最後に現金を支払うかたちが殆どです。その代り「書留郵便物受領証」を前もって差出人側で記入して一緒に提出しています。「書留郵便物受領証」は郵便局のカウンターに常備されていますが、複写式になっていますので注意して下さい。
この「書留郵便物受領証」は後々、局の謄本を閲覧したり再度証明を受ける場合等に必要となる大切なものですので、しっかりと保管したいものです。
渡される「書留郵便物受領証」に謄本に記載されている番号が載っていることと、内容証明・配達証明の区分が記載されていることを確認しましょう。
この一連の提出手続は代行者が行っても可能です。ただ、本人申請の場合でも代行申請の場合でも、その場で訂正等をする場面もあり得ますので、内容証明作成と同一の印鑑を持参して出向くようにしましょう。
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Q内容証明の閲覧・再度証明とは?また、今の説明ですと
内容証明は5年間しか保存されないようですが、、、
それ以降は証明力が無くなってしまうのでは?


 まず、5年間の保存と証明力とは別の話しです。証明を5年間しかしない ということではなく、謄本の保存は5年間だよ、ということです。
例えば、あなたの手元には10年前に郵便局長によって証明された謄本があるわけですから、問題はありません。そのために証明印が押してあるのです。証明はひっくりかえったりしません。^^
問題はそのあなたの大切な謄本を紛失等してしまった場合です。この場合にその閲覧・再度証明の制度が生きてくるのです。ただし、これは保存期間の5年間に限られますので、保存期間以降は謄本を紛失しないようにしましょう。

閲覧
閲覧できるのは差出人(相続人)か差出人から委任を受けた者のみです。
ポイントは受取人は閲覧できないということです。身分を証明するものや委任状の呈示を求められます。閲覧は局員の面前ですることになりますが、転写することも可能です。

再度証明
以前自分が出した内容証明(謄本)と同じものを作成して郵便局へ持って行きます。するとチェックの上、それに再度の証明をして謄本を作成してくれるというわけです。謄本のバックアップみたいな意味でも使えます。流れとしては 閲覧→→→再度証明 ということにもなろうかと思われますが。

料金 
閲覧料は420円、再度証明料は当初出した内容証明料と同じです。基本的には切手で納付します。
                                       *2005年1月現在
閲覧・再度証明ともに「書留郵便物受領証」を持参しなくてはなりません。

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Q内容証明に配達証明を付けるのを忘れてしまいました・・・
      どうしたらよいでしょうか?


 先にも述べましたように、内容証明と配達証明とは切るに切れないほどの重要な関係を持っているわけですが、もし、提出するときに配達証明にするのを忘れてしまったらどうしましょうか?・・・
一応は大丈夫です。差出後1年以内であれば配達証明を付けてもらうことが可能です。ただし、この場合配達証明料は420円となります。

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Q内容証明が配達された後は、どのような流れになるのでしょうか?


 配達された旨の通知が来るのは、配達証明を付けて配達された場合です。
この場合には、数日してから差出人のところに葉書タイプの「郵便物配達証明書」が送られてきます。これが正に配達の証明となるものですので、内容証明の謄本や書留郵便物受領証」とセットで大切に保管しておきましょう。
配達証明を付けなかった場合には配達されても特に連絡はありません。また、相手方の受領は本人でなくとも家族・同居人等でもかまいません

それでは配達されなかった場合にはどうでしょうか?これには3つのパターンが考えられます。

1・受取拒絶
文字どおり相手方が受取を拒否した場合です。配達員が直接面会したり、インターフォンで配達の旨伝えたが「いらない!」と言われたようなケースです。
この場合、内容証明は受取拒絶の旨の紙が付けられて、差出人の元へ戻って来てしまいます。同居人等が受取拒絶したとしても同じ扱いです。

2・留守
配達を試みたときに留守であったりすると、書留郵便物である内容証明は配達することができません。相手方の受領印を貰わなくてはいけないからです。
この場合、その内容証明は郵便局で一時的に保管され、相手方が7日以内に取りに来ないと(相手方には最初の配達時にその旨の通知書が投函されています)不在で配達されなかった旨の紙切れが付けられて、やはり差出人の元へ戻って来てしまいます。
内容証明を貰いなれてる?人であると、放ったらかしにして取りに来ないケースもよくあるものです。

3・居所不明
これは、倒産や夜逃げなど相手方の居所が不明の場合です。もぬけの殻であったり全く別の住人が生活していたり建物が取壊されていたりと、いろいろですが、内容証明は転居先不明の印が押されて差出人の元へ戻って来てしまいます。

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Qもし配達されなかった場合、内容証明の効果はどうなるのでしょうか?


 何度も述べているように、内容証明は大なり小なりある種の意思表示であるわけですが、意思表示の効果は相手方に到達したとき、すなわち内容証明の場合、相手方に配達されて到達したときに発生することになります。
それでは、いったい何をもって“到達”とするのか?というところが問題ですね。
配達して相手が受領する場合はもちろん問題ありません。また、留守であっても7日以内に受領をしに来ればその受領のときに到達したことになります。問題は、受取拒絶の場合・留守で戻ってきた場合・居所不明の場合です。
結論から言いますと、留守で戻ってきた場合・居所不明の場合には残念ながら意思表示は到達したことにはなりません。新たな手を打たなくてはなりません。ところが受取拒絶の場合には意思表示は到達したことになるとされています。これは最高裁の判例でも支持されているのです。
“相手は中身を見ていないのに、なんでだろう?”と思われるかも知れませんが、“到達”というものをどう捉えるのか、ということなのです。
法的に見てこの場合、“到達”とは「通常の状態で(常識的にみて)相手方が通知の内容を知り得る状態になること、相手方の支配領域にはいること」と解釈されています。受取拒絶の場合には、このような「知ろうとすれば知り得た状態」とされ、よって意思表示は到達したものとして扱われるのです。
これは覚えておくべきポイントです。受取拒絶=到達です。内容証明には受取拒絶の紙がついて戻ってくるわけですが、この内容証明自体が到達を証するものとなるわけですね^^*
また、家族や同居人等が受取拒絶しても、支配領域に入っていますので到達したものとみなされます。


                   受取 受取拒絶    到達
                  留守で還付 居所不明   不到達

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Q配達されなかったときにはどのような対応策が考えられますか?


 もちろん、もう一度内容証明を出してみるということは基本ですが、それ以外の方法としては実務上いろいろと使い分けが考えられます。
例えば内容証明の第一の目的が、心理的なプレッシャーをかけることにあったり、とにかくこちらの言い分を知っておいて貰いたいというようなところにある場合には、受取拒絶であったとしてもその内容を伝えておきたいことには違い在りません。その場合には内容証明のコピーを普通郵便でカモフラージュして送ればたいていは読んでくれるとは思います。
もちろん、それだけでは意思表示到達の効力は証明できませんが、なんらかの反応がが期待できますので、そのなかにおいて案外相手方から意思表示到達に関する間接的な証言を得られたり、当初の目的が達せられたりする場合もあるわけです。
普通郵便で送っておいて、頃合を見計って電話をし、その内容を録音しておくというのもひとつの手です。曲がりなりにも内容証明のコピーからその内容を目にとめている相手方は心中穏やかではありません。意外と電話に出て反論したり、到達したことを前提にしている話しが出るかも知れません。
ところが、債権譲渡通知や契約解除通知、消滅時効の中断を目的とした支払請求のような場合には、通知が到達して意思表示の効果が発生したことを証拠に残しておく必要があり、またそのために内容証明を配達証明付きで出したりするわけですが、この場合なんとかしてその意思表示を到達させなければなりません。
こんなとき基本となる考え方は“対話者間の意思表示はその場で(瞬時に)到達したことになる”というものです。これは民法上規定があるわけではありませんが、当然の解釈といえます。ですから、現場を対話者の状態に持って行く方法が考えられるのです。
例えば、相手に直接会える状況であれば、会って内容証明の内容を口頭で伝えます。このとき、伝えた内容・日時等の証言者としての立会人を連れていき、状況をテープ等に録取しておくことを忘れてはいけません。レコーダーは2台あればより万全です。誰が誰に対して意思表示しているのかがわかるようにしておくことがポイントです。
また、この1バリエーションとして、これを電話で伝えるという手も考えられます。電話での意思表示も対話者間のものと考えられるからです。この場合には補強材料をより頑丈にしておく必要があります。
電話で伝えるときに会話の内容を電話機で録取して、もう一台でその一連の状況を録取します。また、発信ディスプレイなどを写真にとっておくとか、音声入りのホームビデオなどで撮影しておくなどの工夫もいるでしょう。もちろん、この場合にも証言者としての立会人に同席してもらうことを忘れてはいけません。
また、内容証明と同文の文書2部を持参して、1部を相手に渡し1部に相手の受領の証しを貰ってきて、のちに同行した立会人に証言してもらうという方法もありますが、・・・これは現実的にはなかなか難しいかもしれません。
どちらにしろ、このような場合には自己判断をせずに専門家に相談したほうが良いと思われます。

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Q内容証明が、相手の居場所がわからず戻ってきてしまった場合には?


A この場合にも意思表示は未だ到達したことにはなっていません。しかし、相手の居場所が不明なので連絡の取りようがありませんね。ならば上記のスペシャルメニューも用意できません。^^;お手上げでしょうか?
こういったときには“法的に到達したこととみなしてしまう”手続をとるのです。民法97条の2にいう公示送達という手続です。
会社が倒産してしまい代表者も逃げてしまっているというような場合であっても、なんとしても意思表示をしておかなくてはならない!というような場面で公示送達が使われます。
この手続は裁判所が関与します。相手の最後の住所地を管轄する簡易裁判所です。相手方の不在証明書と(ここにいないよ、という証明で住民等の不在報告書や民生委員の証明など)戻ってきた正にその内容証明等を添付して申立てます。
そうすると裁判所は「内容証明を保管しているので渡します」という主旨を裁判所の掲示場に掲示します。そして、その掲示がなされている旨を1回以上官報や新聞に掲載することになっています。つまり、相手方に呈示している意味合いを持たせるわけです。
また、この官報等の掲載に代えて市区町村役場の掲示板にその旨掲示することもあります。実際には後者のほうが多いようですが。そして、この官報等の掲載日かそれに代る掲示の日より2週間が経過すると、意思表示は到達したものとみなされる、というものです。
少々時間はかかるものの意思表示を到達させる手段はあるわけです。
また、裁判を起こしてしまった場合にあっては、意思表示の到達は相手方への訴状の到達をもって代えることができます。これは例えば、居場所のわからない借家人に対して契約解除のうえさらに家屋明渡し訴訟を起こす場合に、明渡し訴訟の訴状が送達したとされたときに、前提としての契約解除の意思表示も到達したとみなされるというものです。
しかしこれも自己判断は難しいので専門家の意見を聞きましょう。この場合には、裁判所の管轄は訴訟の内容により変わってきます。
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Q出した内容証明の配達状況を知る方法はあるのでしょうか?


 インターネットで簡単に知ることができます。
日本郵政公社の「ゆうびんホームページ」に接続し、「郵便追跡サービス」のコーナーに入って11桁の番号を入力します。この番号は手持ちの「書留郵便物受領証」の“引受け番号”です。ハイフォンは抜きで入力してください。                            *2005年1月現在
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Qその他、配達に関して留意すべきポイントはありますか?


 2点ほど挙げておきましょう。
まず、差出人が複数である場合、郵送封筒の差出人欄には差出人全ての住所・氏名を記載するわけですが、配達証明を付けた場合、配達後の「郵便物配達証明書」の返送先を明記しておく必要があります。
具体的な明記方法等はその場で局員の指示に従ったほうが良いでしょう。
次に、内容証明の配達日を指定するということができます。例えば、相手が不在であるとわかっている日に配達されても、いったん局保管となってしまいます。
局保管となれば受取に来ないリスクもひとつ増えてしまいますね。ですから、相手方が会社などの場合には土日等を避ける工夫も出てきます。そこで「配達日指定」を付けて月曜日に配達してもらうよう計っておくわけです。
この場合ルールがあって、指定できるのは差出日の3日後から起算してそこから先10日以内の日です。つまり中2日空けなくてはならないということですね。金曜日出せば月曜日の指定から可能です。
ただし「配達日指定」は「配達証明」の代りにはなりませんので両方付けてください。料金は30円で、日曜日と休日を指定した場合には200円です。

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