内容証明で切り開く!

行政書士 大塚法務事務所

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Q内容証明とは?特別な力が与えられているのでしょうか?

A
内容証明、正式には内容証明郵便のことですが、一般に"内容証明書"とか 単に"内容証明"とか呼ばれています。郵便物でありその意味では手紙の一種です。

よく勘違いされるのですが、内容証明それ自体に何か法的に特別な力が与えられている訳ではありません。裁判所から出される支払督促や差押命令、公証人というひとが作る公正証書などとは基本的に根拠が違うのです。

ただし、次のポイントが普通の手紙と大きく違うところで、"特別な力"ともいえるのかもしれませんね。
 1・どういった内容の文書を、いつ出したのか、ということが証明される
 2・郵便局長がそれを証明する。
 3・郵便局長の証明文が文書末尾に記され、通信日付印が押される。
 4・必ず書留郵便で配達される。

Q内容証明がよく活用され、効果が大きいのはなぜでしょうか?


A
まず、先に述べた公の機関よる証明力によるところです。例えば、あなたが何かの意思を表示したいとします。伝達の方法にはもちろんいろいろな手段がありますね。電話やFAX、メール、手紙などが考えられます。
しかし録音は手間や技術がいりますし(編集したんだろ!と言われたら?)、その他のものでは"そんなものもらってないよ!""なんか来たけど厳密にそんな内容だったっけ?"とでも言われかねません。また配達証明だけでは内容までは証明されないのです。

もしこれがあなたにとってたいへん重要で、必ず意思表示しておかなくてはならないものであったら…困ってしまいます。

まさに このような場面でこそ内容証明が有効なのです。意外と遭遇する場面です。

内容と差出日時が特定されそれが証明される、という内容証明の性質上、権利の主張や事実証明の場面で活躍致しますが、このような場合、前提として法的な推敲や検討を加えることが十分予測されます。この経緯が受取人の側においても無言のうちに伝わるものなのです。これが内容証明のもうひとつの大きな効果、まさに心理的プレッシャーですね。
また、内容証明には決められた形式があり、文字のみで送られてくる冷ややかなイメージのものです。もちろん、内容証明自体はご自身で書くことも十分可能ですが、法的な検討や形式の遵守の意味からも弁護士や行政書士といったプロが介在することが多く、これらも心理的圧力として作用しているといえるでしょう。

このような使い方をした内容証明はまさに"宣戦布告の書"ですね。

 "この内容証明の次には強烈な法的手段がまってるに違いない…"
 "なんか明るみにされたような気分だ…いままで、ごまかしてきたけれど、"
こういったいろいろな感情から、今まで何度請求してもうそぶいたり無視し続けていた相手が一転、謝罪の電話を入れて来たり、また、都合して返済してきたりと、ときには大きな効果を生むのが内容証明なのです。

Q内容証明の目的としてどのようなものが挙げられますか?


A
内容証明の活用目的について大まかに分類してみるとわかり易いでしょう。
内容証明というものは先にも述べたように手紙の一種です。ですから、ル
ールに則っていれば内容的には何を書いてもいい
のです。暑中お見舞いを
内容証明で出したってそれは自由です。意外とクールで斬新かもしれませ
んね。しかし、実際としてはその性質からだいたい以下のパターンで使わ
れることが多いと言えるでしょう。

1・法的根拠や要件を満たす。 これは、法律上で日付や日数などが
   大切な要件とされていたり、法律上一定の手順を踏むことを要求され
   ているとか、通知行為それ自体が求められたりしている場合です。
   例えばクーリング・オフの通知、時効中断のための催告、
   履行催告及び契約解除通告、借家契約更新拒絶通知、債権譲渡通知等。

2・後々の証拠保全や権利義務明確化。  1で挙げたものの大半
   はこの項目にも当てはまると言えますが、後々のために事実や考えを
   明白にしておいたり、法律的には必須要件ではないにしろ補強材料として
   出しておくことが賢明と思われる場合です。
   例えば債権放棄通知、取締役辞任届、保証人の保証意思確認通知
   借家契約家屋明渡し拒否の通知、送りつけ商品引取り請求通知等。

3・相手の考えを探る これは、内容証明の心理的インパクトを
   最大限利用するものですが、内容証明を出して揺さぶりをかけ相手の本音や
   考え方の端緒を掴んでやろう!というものです。
   内容証明を出して問題が劇的に解決することもありますが、そうでない場合
   であっても相手からの何らかの反応を往々にして拾えることが多いものです。
   これは、次の作戦を立てたり主導権を握ったりするために、とても有効で
   あろうことは・・・おわかり戴けると思います。
   また、あるジャーナリストが"取材のコツは相手を怒らすことサ"と
   言ってのを聞いたことがありますが、まさに内容証明にも通ずるものです。
   もちろん、怒らせるばかりが良いわけではありませんが、
   相手に心理的揺さぶりをかけることによって、動揺や怒りに乗じて
   相手がうっかりいろいろな情報を提供してくれる場合があります。
   こちら側に立証資料等が少なかったりする場合に、ならば相手から
   引き出してしまおう!という高等テクニックもここにはあります。

4・内容証明自体で問題解決をするため。  裁判や法的手続に移る前 
   段階として、証拠等のために内容証明を出すということはよくあります。
   また、このような通常の使われ方が内容証明=恐い手紙"という
   認識につながり、効果的なものとなっていることも事実ですが、実際に
   は裁判などは考えておらず、相手から有利に譲歩案を引き出すのが目
   的であったり、短期間に一気に問題解決を図りたい場合に使います。
   比較的事案が単純な段階とか金銭的に小さな案件の場合には効果的で
   しょう。

Q内容証明のよく使われる具体例にはどのようなものがありますか?


A
先にも述べたように、ルールに則っていれば何を書いてもよいわけですが 、
特殊な場合を割愛しても実際上以下のような利用場面を挙げることができます。
(それぞれに対応する回答書もまた同じく利用場面といえます。)

決してこれだけで全てではありません…が、
ここに挙げたものはどれも内容証明にしておく必要性が高いと思われるものです。
特に★の付けてあるものは、法令の条文のなかで日付や日数が
直接指定してあったり、或いはそれに近い意味合いものであり、必ず内容証明に
しておきたいと思われるものです。ほんとうはすべて★にしたいところですが(^^

     内容証明の具体的な場面

消費者生活や隣近所の問題に関するもの

相続に関するもの

離婚・離縁・婚姻生活 その他に関するもの

損害賠償に関するもの

雇用・労働・人事に関するもの

契約・一般取引に関するもの

貸金・保証人等に関するもの

その他債権債務関係に関するもの

担保に関するもの

不動産の賃貸借に関するもの

不動産の売買等に関するもの

会社・株式等に関するもの

その他

Q内容証明を出す場合の注意すべきポイントとはどこでしょうか?


A
例えば"書き方におけるルール"という視点からはいろいろと事細かに注意を払うべき
ポイントがあるのですが、それに関しては 「内容証明の書き方、出し方」 のなかで触れたいと思います。
ここでは、内容証明というものが持つその性格ゆえの注意点というべきものを述べて
おきましょう。
  
  1・自分の出した内容証明は相手の証拠にもされ得る。

  内容証明は"どういった内容の文書を、いつ出したのか"ということが
  郵便局長の証明印により客観的に証明されるわけですが、そこに書かれ
  ている内容の当否にまで判断をするわけではありません。郵便局長は裁
  判官ではありませんのでこれは当然のことですね。つまり、形式的にOK!
  であれば証明印は押されてしまうわけです。結局、事実関係と違うことを
  書いて出してしまうことも
当然可能です。人間はつい自分に調子の良いこ
  とをまくし立ててしまうものですが、虚偽の内容で装飾してしまったり感情を
  爆発させてしまったりして、後に相手方から詐欺や強迫・名誉毀損で
  締め上げられたり、また裁判などの局面で自分に整合性を欠く不利な証拠
  となってしまったりしたら、結局相手のために出してあげたようなものです。
  "内容証明が郵便局のフォルダーに入った後はもはや自分だけのものではない”
  という当たり前ですが以外と忘れやすいポイントなのです。

  また、少し脅かすつもりで契約解除をしてやるか!と内容証明を送ったとしたら、
  その契約解除の事実も立派な証拠として残ってしまいます。
  契約解除の意思表示は基本的に取消すことが出来ません。このようなことから、
  内容証明を出す場合、相手の側からみた証拠としての性格も事前によく検討
  しておく必要があります。内容証明は相手の証拠ともなるのです。

  2・余分なことや不利になることは書かない。

  これは1・のポイントから必然的にひっぱり出されてくるわけですが、
  とても重要であり、またよく見落される部分でもあります。ときどき…
  内容証明を突き付けてやる以上言いたいことは全部ぶちまけてやる!とか
  几帳面に過ぎて理由や経過を事細かに何枚にも渡って書き連ねている内容証明
  を目にすることがあります。これは主に次のふたつの理由からあまり関心
  できるものではありません。まず、長く書けば書くほど余分なことを書いてしまう
  危険性が増すことです。また、自分の考えを長きに渡ってさらけ出してしまう
  ということは相手に対してそれだけヒントや手の内を提供することにも
  なりかねません。また次に、長く書けば書くほどどうしてもポイントがぼけやすく
  なってしまうということです。結局「何を言いたいのか?さっぱりわからない?」
  式の内容証明になってしまいかねないということです。
  大抵の内容証明がタイトに・簡潔にまとめられ、贅肉を削ぎ落としたタイプのものが
  多いのにはこのような理由があるわけです。

  もちろん例外もあります。例えばひとつひとつの経過につきそれぞれの回答を
  引き出したい場合・状況についてそれを第三者に伝える目的の場合・相手
  に無知や錯誤(勘違い)あるいは誤解等があって認識を変えさせることが解
  決につながる場合・法的に要求されている要件を具体的に満たしていることを
  著す場合(事案の完璧さを突き付けて相手の戦意を削ぐやり方ですが、
  これは内容証明自体で一気に決着させられると思われる場合に限られるでしょう)
  、などが挙げられます。

  3・目的・後の展開を考えて出す。

  内容証明を出そうというときにその目的、つまり裁判を考えてのことか、
  支払などの具体的行為を直接的に引き出すのか、あるいは妥協案・解決案
  などに応じても良いつもりなのか…等、出す内容証明のツールとしての目的を
  把握しておくということです。同じ事案のものでもこれらの目的の違いによって
  文脈や調子を使い分ける必要があると言えるでしょう。しかし、
  法的手続を前提としているから強い調子、法的手続を想定していなかったり
  幾らかでも支払ってもらいたい、あるいは和解案に応じても良いと思っているので
  マイルドな調子、と短絡的に捉えてはいけません。よく、「右期限までに〜なき
  場合にはやむなく法的手段に訴える旨、申し添えます」と書く場合がありますが、
  幾らかでも支払ってもらいたい、或いは和解案に応じても良いと思っている
  場合だからこそ敢えてこの切っ先をつきつけるということもあります。
  また、はなっから裁判手続に連れ出すつもりであっても、
  相手に警戒感を与えたりしないようにわざと催告や解除の意思のみに
  とどめておくこともあります。…相手の心理を読んでおくわけです。
  相手が逃げてしまっては元も子もないという場合もあります。
  また、これらに関連して、出した後の展開を考えて出すということも大切です。
  例えば、支払期限を設けずにお金を貸していた場合、いったん貸主は借主に対し
  て相当な期間をもうけて催告(催促)しなくてはなりませんが、こういっ
  た場合の展開の運び方です。やみくもに相手に警戒感を与える内容証明
  を出して、雲隠れされたり財産を処分されてしまっては失敗です。これなら
  まだ相手は油断するだろう、と展開を読んだものを出しておいて、その間に
  仮差押えの手続や支払督促の手続あるいは訴訟の準備を進めておくこともできる
  わけです。内容証明は常に次の手を考えながら書かなくてはなりません
  内容証明を出すということはリングに上がってゴングを聞くようなものです。
  相手の反撃やそれに対する作戦を練っておくことは当然です。
  例えば、あなたが友人に100万円貸していたとします。
  もしこれを10年間請求もせずに放ったらかしにしておくと、あなたの貸金債権
  は消えてしまいます。これを消滅時効といいますが、この時効の進行を中断する
  もののひとつに、その友人に対して"返してくれ!"と請求する方法があります。
  しかし、友人がシラを切りとおそうとするような場合に、この“請求”によって
  時効を中断させる為には、請求の後6カ月以内に訴訟を提起するとか
  差押えを申立てるとかの裁判上の請求を行う必要があるのです。
  しかもこの"6カ月"の期間というものは1回こっきりです。
  ですから内容証明によって請求をかけた場合、この6カ月以内の次なる裁判上
  の請求についても念頭において進めて行く必要があるわけです。

  4・そもそも内容証明を出すのが得策か?を考えて見る。

  これもとても大切なポイントです。例えば相手が倒産しそうなときに、内容証明
  出したりして請求したりすると、財産を隠匿したりどこかに逃げてしまったり
  ということにもなりかねません。こんな場合には内容証明を出してヒントを
  与えたりする暇はありません。すぐに仮差押えをするべき場合です。
  また、相手の姿勢に努力や誠意がみられる場合に、やみくもに
  内容証明を送りつけて相手のそれらの気持ちを逆撫でするのもよくありません。
  結局、解決の機会を逃す結果ともなりかねません。そして相手方や組織との
  (人間)関係にヒビを入れたくないという場合にも、内容証明を出すについては
  慎重をきすほうがよいと言えるでしょう。

Q内容証明を受取った場合の心構えは?


A
まず、その内容証明が指摘している内容と自分との関係をよく考察してみる
必要があります。そんな事実はないと思い込んでいても、人間は自分に都合の悪い
ことはつい忘れてしまったりするものです。本当に相手の言うような事実があって、
その段階で手を打っておけば簡単に解決する、ということもあります。
ただいたずらに反論したり黙殺したりして、解決の機を逸するようなことをしても
良くありません。状況を良く調査・把握することは自分の立場を把握することに
つながり、適確な回答にもつながります。

つまり、いたずらに感情的にならずに冷静に対処する、という当たり前のことが基本
でもあるのです。"この内容証明で差出人は何をねらっているのか?"
ということまで読み取ることが必要なのです。

Q内容証明に対して、返事は出さなくてはならないのでしょうか?


A
そんな決まりはありません。出さない=言い分を認めた、ということにはなり
ません。よく相手の無知に乗じた「本書面到達後7日以内に返答無き場合には、
当方の主張を認めたものとみなしますので悪しからず…・」という類の
内容証明を見かけますが、これは何の拘束力もありません。

むしろこの手の内容証明が来た場合には、相手はこちらに探りを入れている
と考えられます。それはつまり、未だ相手側には確証が揃ってないとか確固
たる戦術が見えていない場合ともいえるのです。ですからこちらの返答を得て
何らかの材料にしたいわけですね。ですから、内容証明を受取っても返事を書く
義務は無いばかりか、返事を書かないということも立派な戦術と言えるのです。
ただこれに限らず、返事を出さない場合その後の展開を心得ておく必要があります。
相手はこのまま引き下がることもあれば、一気に訴訟を提起してくる
可能性もあるのです。時間稼ぎのために当り障りのない返事を出しておくことも
考えられます。ただし返事を書く場合には簡潔を心がけ、
相手に有利な情報を与えてしまわないように十分注意しなくてはなりません。
基本的には結論だけを書くように心がければ良いでしょう。

ただし、返事を必ず書かなくてはならない場合もあります!

Qでは、、内容証明に対して、必ず返事を書かなくてはならない場合とは?


A
法律で決められた期間内に回答を要求されている場合があります。この回答
を怠っていると一定の法的効果が生じてしまうのです。こんなときには必ず
返事を書かなくてはなりませんし、また書くべき事項や内容にも注意を払わ
なくてはなりません。先に内容証明の具体的場面として挙げた一覧表のなか
で★が打ってあるものに関連する場合は特に要注意です。

例えば、借地借家法第7条による借地人の建物再築に対する地主の異議申述
書であるとか、民法19条1項の能力者になった者対する行為追認の催告に
対しての返答など、重要なものが存在します。このような場合には迅速に専門家の
アドバイスを受けたほうが良い
でしょう。
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